Nghệ thuật ứng xử giúp xây dựng mối quan hệ đối tác tốt đẹp

Share on

“Sự thành công của bạn trong lĩnh vực tài chính bao gồm 15% kiến thức chuyên môn và 85% nghệ thuật giao tiếp với đối tác"

 Dale Carnegie

Những cuộc họp mặt với khách hàng/đối tác vào đầu tuần là cơ hội để bạn tạo ra ấn tượng. Vì thế, bạn cần phải nắm vững các nguyên tắc về nghi thức kinh doanh, bắt đầu tư khâu giới thiệu, tham gia bàn thảo và chốt giao dịch. Kiến thức này đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ giữa bạn và cộng sự cũng như đối tác.

Đón khách

Nghi thức kinh doanh bắt đầu với các quy định về “những giây phút đầu tiên", bao gồm thủ tục giới thiệu, làm quen, giao tiếp và bắt tay. Khi gặp gỡ, người cao tuổi hơn hoặc có địa vị cao hơn sẽ là người đầu tiên bắt tay đối tác. Nhưng liệu nam giới có cần giơ tay ra trước để bắt tay phụ nữ? Tại các cuộc gặp bàn chuyện kinh doanh, điều này là cần thiết, ngay cả khi chào hỏi lẫn lúc tạm biệt.

Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng

Nghi thức kinh doanh không đề cập đến sự khác biệt về giới tính, nam giới và nữ giới đều bình đẳng và đều được xem là đối tác kinh doanh. Việc bắt tay thường được thực hiện bằng tay phải, ngay cả khi bạn là người thuận tay trái. Tại các cuộc thương thảo, chức năng giới thiệu được người khởi xướng cuộc họp đảm nhiệm. Và thông thường, nam giới là người đầu tiên làm thủ tục giới thiệu với đối tác nữ.

Khi giới thiệu với đối tác nam, anh ta cần đứng dậy để tỏ thái độ trân trọng. Phụ nữ đứng dậy chỉ trong trường hợp gặp gỡ một đối tác đáng kính khác – đó có thể là một quý bà có địa vị hoặc một quý ông lớn tuổi hơn hoặc có địa vị cao hơn. Khi giới thiệu cần phải nêu rõ họ tên và trao danh thiếp cho đối tác. Việc bắt tay thường diễn ra sau hoặc cùng với lời chào. Người bắt tay phải chủ động, dứt khoát, không nắm quá chặt, không xiết quá mạnh, không lắc quá nhiều, không giữ quá lâu, không hững hờ, lỏng lẻo.

Một cái bắt tay đúng chuẩn nói lên nhiều điều

Khi đón hoặc chia tay khách, chủ nhà chủ động đưa tay bắt tay khách để thể hiện sự thịnh tình, mến khách của mình. Khi bắt tay phải nhìn thẳng vào mặt người mình bắt tay. Cử chỉ, thái độ phải thể hiện phù hợp với mức độ quan hệ. Không đứng trên cao chìa tay bắt tay người đứng dưới, trừ trường hợp cá biệt.

Danh thiếp

Trong thế giới kinh doanh, danh thiếp đóng vai trò rất quan trọng. Nó cho đối tác biết bạn là ai, giữ chức vụ gì, địa chỉ văn phòng, hòm thư điện tử và thậm chí là điện thoại cá nhân. Tuy nhiên, ít người hiểu rõ vai trò của danh thiếp, họ không nắm bắt đúng thời điểm để trao danh thiếp… để có thể phát huy tối đa hiệu quả của nghi thức khá quan trọng này.

Nếu cuộc gặp mặt đối tác diễn ra lần đầu, bạn nên hỏi thăm họ một cách thân thiện, đồng thời nêu rõ tên công ty mình, sau đó đưa danh thiếp của mình cho đối tác. Nên nhớ rằng, bạn có thể để danh thiếp trong túi áo complê nhưng không được đút trong túi quần, vì đó là một hành động không lịch sự.

Trong thế giới kinh doanh, danh thiếp đóng vai trò rất quan trọng

Khi trao danh thiếp cho đối tác, bạn nên dùng tay trái, mặt chính của danh thiếp nên hướng lên phía trên, thuận theo hướng nhìn của người nhận, giúp họ dễ dàng đọc được tên trên danh thiếp.

Khi đưa danh thiếp cho người đối diện, bạn nên mỉm cười, ánh mắt nhìn tập trung vào họ, nên dùng ngón tay cái kết hợp với ngón tay trỏ cầm góc trên của danh thiếp, và trao danh thiếp cho người đối diện.

Nếu đang ở tư thế ngồi, bạn nên đứng dậy để đưa danh thiếp hoặc hơi cúi người về phía trước khi đưa, khi trao danh thiếp nên nói vài câu như: “Tôi là A, đây là danh thiếp của tôi" hoặc “xin gửi ông/bà danh thiếp của tôi".

Khi trao danh thiếp, bạn nên chú ý, người nam nên trao danh thiếp ra trước cho người nữ. Khi tiếp xúc một lúc với nhiều người, bạn nên trao danh thiếp cho người có chức vụ cao nhất và người nhiều tuổi nhất. Nếu trong trường hợp bạn không thể phân biệt được tuổi tác và chức vụ của họ thì nên trao danh thiếp cho những người ở phía bên trái bạn.

Danh thiếp không đơn giản là việc cung cấp thông tin cá nhân mà còn thể hiện văn hóa bản thân

Khi nhận danh thiếp do người khác đưa, bạn nên đứng dậy, mỉm cười, kết hợp giữa ngón cái và ngón trỏ nhận danh thiếp, nên cầm vào hai góc bên dưới của danh thiếp, đồng thời nói câu “Cảm ơn", “Rất vinh hạnh khi nhận được danh thiếp của ông/bà"…

Sau khi nhận xong danh thiếp, bạn nên đọc qua cẩn thận, cần chú ý các mục ghi trên danh thiếp như: họ tên của người trao danh thiếp, chức vụ, tên chức vụ; đồng thời, đọc danh thiếp nhưng không phát ra tiếng, thể hiện cho họ biết thái độ coi trọng của bạn dành cho họ.

Nghi thức sắp xếp chỗ ngồi

Chỗ ngồi phải tương xứng với cương vị của khách. Nên để khách ngồi thoải mái, rộng rãi; chỗ ngồi giữa hai khách nên cách nhau khoảng 0,6-0,7m.

Ứng xử đúng mực sẽ giúp ích rất nhiều cho mối quan hệ giữa bạn và cộng sự cũng như đối tác

Nếu bàn hình chữ nhật thì chiều rộng không nên quá 1,6m vì khoảng cách quá xa sẽ khiến cho khách khó mạn đàm với nhau. Nếu bàn hình tròn, đường kính 2m là lý tưởng cho 8-10 người.

Nên xếp khách ngồi theo hướng mặt nhìn ra cửa. Việc để khách ngồi quay lưng ra cửa sẽ được coi là thiếu lịch sự. Khi phục vụ khách, cần hỏi thức uống mà khách muốn: “Ông/Bà dùng trà, nước lọc hay cà phê ạ"? Tránh phục vụ cùng một thức uống trong nhiều ly/tách có kích cỡ, màu sắc khác nhau. Ly đựng thức uống phải sạch sẽ, vệ sinh và được phục vụ tận nơi, tránh chuyền thức uống qua người khác. Nên phục vụ thức uống cho khách trước, chủ sau, khách nữ trước, khách nam sau.

Share on

Published Tháng Tám 16, 2017
×